Conseils pratiques pour éviter les rétrofacturations
Chez Chase Paymentech, nous comprenons que les rétrofacturations signifient des pertes de revenus. Bien qu'il ne soit pas possible d'éliminer totalement les rétrofacturations, vous pouvez prendre certaines mesures pour minimiser les probabilités qu'elles se produisent. Les instructions que voici vous aideront.
- Si vous traitez une transaction dans un milieu impersonnel, c.-à-d. au téléphone, par la poste ou par Internet, veuillez noter que si la transaction est contestée, vous, le commerçant, en acceptez l'entière responsabilité, car vous n'avez ni l'empreinte de la carte ni la signature du détenteur de la carte sur la facture de vente imprimée.
Si vous êtes un commerçant sur Internet, nous vous recommandons de vous inscrire au service Vérifié par Visa. Vérifié par Visa est un service en ligne qui vérifie l'identité du détenteur de la carte en temps réel afin de simuler un environnement "carte présente". Pour de plus amples renseignements sur ce service, veuillez visiter le site Web www.visa.ca/verifie.
- Suivez les procédures d'autorisation appropriées et obtenez toujours un numéro d'autorisation avant de traiter une transaction. Vous pourriez subir une rétrofacturation si vous continuez de traiter une transaction dont l'autorisation a été déclinée. Veuillez noter qu'une autorisation ne fait que confirmer que des fonds sont disponibles sur la carte au moment de la demande. Elle ne confirme pas l'identité du détenteur de la carte, et elle n'indique pas que la transaction est valide. De plus, elle ne garantit pas d'éviter une rétrofacturation.
- Veillez à répondre promptement à toutes les demandes de copies de factures de vente. Assurez-vous que la copie est lisible et gardez-en une copie pour vous. Si vous manquez de répondre à la demande de copies dans les délais prescrits, vous subirez une rétrofacturation.
- Si vous utilisez une imprimante à carte manuelle, assurez-vous d'avoir une impression lisible de la carte Visa sur toutes les factures de vente et d'obtenir la signature du détenteur de la carte sur la copie imprimée de la facture de vente.
- Si vous devez inscrire la transaction dans le terminal parce que la bande magnétique est endommagée, assurez-vous de prendre une impression manuelle de la carte et demandez au détenteur de la carte de signer la copie imprimée de la facture de vente pour prouver que la carte était présente au moment de la transaction. Gardez les copies de la facture de vente imprimée et de la facture du terminal pour référence ultérieure en cas de contestation.
- Si vous avez une facture séparée où figure votre politique de retour, demandez au détenteur de la carte de signer également cette facture. Cela servira de preuve que le détenteur de la carte était au courant de votre politique de retour en cas de contestation de la transaction.
Ce sont là quelques mesures que vous pouvez prendre afin de protéger votre entreprise des pertes inutiles. Pour de plus amples renseignements sur les moyens d'éviter les rétrofacturations, veuillez visiter le site www.visa.ca dès aujourd'hui. Nous vous recommandons vivement de visiter ce site Web le plus tôt possible afin d'avoir une meilleure sensibilisation et d'améliorer vos connaissances sur les moyens d'éviter les rétrofacturations.
Foire aux questions
Qu'est-ce qu'une Rétrofacturation?
Une rétrofacturation est une contrepassation d'une transaction de vente contestée. Une rétrofacturation est effectuée quand le porteur de la carte ou la banque émettrice conteste une transaction, ou quand il y a infraction aux règlements des associations Visa* et MasterCard+. Veuillez vous reporter au Guide d'utilisation de Chase Paymentech (PDF) pour de plus amples détails sur les règlements de l'association sur. Chase Paymentech passe en revue toutes les rétrofacturations pour établir leur validité. Quand une rétrofacturation s'avère valide, le montant est débité au compte du commerçant.
DEMANDES DE DOCUMENTS
(Dans le cas d'une rétrofacturation, vous recevrez l'un ou plusieurs des documents suivants).
Qu'est-ce qu'une Demande de Documents?
Une demande de documents vous demande de fournir une copie de la transaction de vente en question. Elle vous indique également comment répondre à la requête en suivant une série d'instructions simples. Si vous recevez une telle demande, veuillez répondre promptement dans les délais prescrits et fournir une copie de tous les documents requis. Si vous n'avez pas répondu dans les délais prescrits, vous perdrez toute option de recours et votre compte de commerçant sera débité.
Qu'est-ce qu'un Document de Statut d'Articles Reçus?
Un document de Statut d'articles reçus indique si les documents requis ont été bien reçus ou si des renseignements importants sont manquants et vous avez besoin de les soumettre à nouveau. Veuillez répondre promptement dans les délais prescrits, sinon vous perdrez toute option de recours et votre compte de commerçant sera débité.
Qu'est-ce qu'un Avis de Rétrofacturation?
Un Avis de rétrofacturation vous informe qu'un ajustement financier a été porté à votre compte et vous offre l'option d'accepter ou de contester l'ajustement. Si vous contestez l'ajustement, il faut fournir tous les renseignements exigés sur le formulaire de réponse à une rétrofacturation.
Pour de plus amples renseignements, reportez-vous à la section "Conseils pratiques pour éviter la rétrofacturation" ou visitez le site www.visa.ca dès aujourd'hui.
